Klokkenluidersmelding

Wat is een klokkenluidersmelding?

De klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen wanneer ze informatie uit de werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden.

Onder ‘klokkenluidersmelding’ verstaan we alle mogelijke of feitelijke inbreuken op wetgeving die werden begaan door de organisaties Lifeworx, Finsiders, Human Minds of ideeds (of één of meerdere van haar medewerkers).

Voorbeelden hiervan zijn: inbreuken inzake fraude, financiële onregelmatigheden, overheidsopdrachtenregelgeving, milieu, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, etc.

Een klokkenluidersmelding komt in Lifeworx steeds terecht bij de vertrouwenspersoon.

Wat zijn de voorwaarden om te melden?

Voorwaarde voor het melden is dat u een contractuele of werkgerelateerde relatie hebt- of hebt gehad met Lifeworx, Finsiders, Human Minds of ideeds. Bijvoorbeeld: als leverancier, sollicitant, consultant, etc.

Welke bescherming geniet u als melder?

Bescherming van uw identiteit

De bescherming van de klokkenluidersregeling houdt enerzijds in dat de melding zelf- en de opvolging van de melding zo georganiseerd zijn dat uw veiligheid maximaal gegarandeerd wordt. Uw (identificatie)gegevens worden niet gedeeld met anderen. Moest dit zeer uitzonderlijk toch nodig zijn (bv. gerechtelijk onderzoek), neemt de vertrouwenspersoon hierover voorafgaandelijk contact met u op.

De vertrouwenspersoon neemt een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt uw melding behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.

Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Ingeval van een anonieme melding geniet u tevens de klokkenluidersbescherming indien u op een later moment zou worden geïdentificeerd.

Verbod op represailles

Anderzijds regelt de klokkenluidersregeling dat binnen Lifeworx, Finsiders, Human Minds of ideeds geen maatregelen genomen mogen worden ten aanzien van de melder. Er mag niet gedreigd worden met deze maatregelen of getracht worden maatregelen te nemen, als vergelding voor een melding of openbaarmaking. Het gaat concreet over een verbod op iedere (in)directe handeling of nalatigheid die tot een ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden.

De tweeledige bescherming van de klokkenluidersregeling geldt enkel ten aanzien van melders wanneer zij gegronde redenen hebben te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is. Een melder die bewust foutieve informatie meldt, wordt niet beschermd.

Aan wie kan u uw melding richten?

U kan de informatie over de mogelijke/feitelijke inbreuk (anoniem) melden aan de vertrouwenspersoon van Lifeworx, Finsiders, Human Minds & ideeds via:

• laurens@lifeworx.group
• Rechtstreeks via onderstaand contactformulier

Indien u van mening bent dat uw melding niet doeltreffend behandeld kan worden binnen Lifeworx, Finsiders, Human Minds & ideeds kan u zich tevens (rechtstreeks) richten tot de Vlaamse ombudsdienst:

• Post: Leuvensesteenweg 86, 1000 Brussel
• Email: klachten@vlaamseombudsdienst.be(link stuurt een e-mail)
• Telefonisch: 025/52 48 48

Wat zijn de termijnen voor behandeling van- en feedback op uw melding?

Kort na ontvangst van de melding, zal u een ontvangstbevestiging ontvangen. Deze ontvangstbevestiging wordt niet naar u verstuurd in de volgende gevallen:

• Indien u anoniem meldt;
• Indien u zich uitdrukkelijk verzet tegen het ontvangen van een ontvangstbevestiging;
• Indien het krijgen van de ontvangstmelding de bescherming van uw identiteit in gevaar brengt.

De ontvanger van de melding zal u (tenzij u anoniem heeft gemeld) binnen een termijn van 3 maanden informeren omtrent de al dan niet geplande of genomen maatregelen en de redenen daarvoor.