Begin efficiënt aan de budgetteringsronde met deze tips

Binnenkort aan de slag met de budgetteringsronde? Houd rekening met deze tips.

Nu de zomer op zijn einde loopt, slaan bedrijven opnieuw aan het budgetteren. De één op de klassieke methode, de andere zoekt het al snel bij alternatieven…

Over het algemeen waargenomen zijn er vier budgetteringsmethodes: incremental budgetting, activity-based budgetting, value proposition budgetting en zero-based budgetting. Voeg daaraan ook het idee van Beyond Budgetting toe en we kunnen de wereld van budgetteren onder de loep nemen. Met wat dien jij als financial precies rekening te houden?

1. Maak het budgetteringsproces kort, flexibel en lean.

Kies niet van nature voor een extensieve budgetoefening. De covidcrisis leerde ons andermaal dat veranderende omstandigheden het budget snel overbodig kunnen maken… Als de primaire kostendrivers niet jaarlijks veranderen, is incremental budgetting zeker aanwezig maar waak voor de inefficiënties die het meer dan waarschijnlijk in stand houdt.

2. Kies voor het breder en meer strategisch plaatje op basis van een beperkt aantal KPI’s en verschillende scenario’s.

Op die manier breng je onzekerheden in kaart en stel je controllers in staat proactief op te treden. Incremental budgetting negeert over het algemeen externe factoren en gaat ervan uit dat de kosten met een bepaald percentage zullen stijgen. Een gevaarlijke veronderstelling gezien de huidige marktomstandigheden…

3. Zorg dat wat in het budget wordt opgenomen ook waarde oplevert.

Daar staat value proposition budgetting voor. Het is een mindset met als doel onnodige uitgaven te vermijden. Drie zaken overweeg je best: waarom is het bedrag in de begroting opgenomen? Creëert dit item/bedrag waarde voor de klanten, het personeel of andere stakeholders? En weegt de waarde wel op tegen de kosten die ertegenover staan?
 

4. Overweeg future proof methodes

Zoals zero-based budgetting, die anders dan value proposition budgetting heel doelgericht gaat opbouwen. Alle afdelingsbudgetten gaan op nul en vanaf die basis wordt opnieuw gebouwd. Er wordt geen uitgave automatisch goedkeuren en managers moeten elke uitgave kunnen verantwoorden. Een strak systeem dat erop gericht is niet-essentiële uitgaven voor de succesvolle werking van het bedrijf te voorkomen. Is er een dringende behoefte aan kostenbeheersing, dan is zero-based budgetting een goed alternatief.

5. Neem de centrale rol van het budget weg.

Verander de filosofie van budgetteren, zoals bij beyond budgetting. Het budget verliest hier zijn centrale rol en wordt vervangen door andere managementtechnieken. Hierdoor gaat het bedrijf steunen op een beperkt aantal KPI’s, doorgedreven benchmarking, meer forecasting, … Richt je blik naar buiten: beat the competition.

Weet: one size does not fit all. Het model hang sterk af van het type bedrijf en de economische situatie. Je budgetteert nu eenmaal anders in een bank dan in een productiebedrijf. Veel hangt ook af van de margestructuur. Opereren met kleine marges vraagt een fijnmazigere budgetoefening. Veel aspecten die aan de business zijn gelinkt, hebben een invloed op het finetunen van het budget.